Es hat sich gezeigt, dass es immer wieder zu Ausschlüssen von Angeboten auf Grund vermeidbarer Fehler kommt. Die Stadt Vechta hat Ihnen daher ein paar wichtige Hinweise auf Grundlage vergaberechtlicher Vorschriften zusammengestellt, die Sie bei der Angebotsabgabe berücksichtigen sollten:

• Bevor Sie Ihr Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig durch. Markieren Sie sich alle Anforderungen, die an die Bieter gestellt sind.

• Wenn Sie ein Angebot abgeben wollen, gelten die jeweiligen vergaberechtlichen Bestimmungen. Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (z. B. auf der Rückseite Ihres Kopfbogens, als Hinweis im Begleitschreiben oder in Form von Ergänzungen wie "Zahlungsbedingungen: 14 Tage netto" o.ä.) führen zum Ausschluss, da es sich um eine Änderung der Verdingungsunterlagen handelt. Verwenden sie daher bitte neutrales Papier oder streichen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

• Bestehen Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, setzen Sie sich bitte umgehend schriftlich (vergabestelle@vechta.de) mit uns in Verbindung.       

• Füllen Sie das Leistungsverzeichnis mit Kugelschreiber oder Faserstift aus. Nicht mit Bleistift! Achten Sie in diesem Zusammenhang auf die Lesbarkeit Ihres Angebotes.

• Sofern zusätzliche Nachweise, Prospektmaterial oder Muster gefordert werden, achten Sie bitte darauf, ob diese mit dem Angebot oder auf Verlangen eingereicht werden müssen. Muster und Proben müssen als zum Angebot zugehörig gekennzeichnet werden.

• Wenn Sie Änderungen an Ihren Einträgen vornehmen, zeichnen Sie diese bitte ab. Es können nur Änderungen akzeptiert werden, die zweifelsfrei sind.            

• Änderungen an den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss Ihres Angebotes! Ggf. notwendig erscheinende technische Änderungen können, falls zugelassen, in Form eines Nebenangebotes gemacht werden. Nebenangebote oder Änderungsvorschläge sind dabei auf einer gesonderten Anlage zu unterbreiten, sind als solche ausdrücklich zu kennzeichnen und müssen unterschrieben sein.   

• Unbedingt den Einheitspreis (EP) in allen Positionen angeben und den Gesamtpreis für die abgefragte Menge berechnen.       

• Geforderte Produktangaben o.ä. sind zwingend auszufüllen.   

• Kennzeichnen Sie Ihr Angebot mit dem "Kennzettel" (Datei liegt den Vergabeunterlagen bei). Nur so bleibt Ihr Angebot verschlossen und kann auch als solches erkannt werden.         

• Denken Sie daran, Ihr Angebot zu unterschreiben (handschriftlich), mit einem Datum zu versehen und im Original einzureichen (keine Kopie)! 

Achtung: Bei elektronisch abgegeben Angeboten erfolgt die Unterschrift (wenn keine Signaturkarte o.ä. vorhanden ist) in Textform, d.h. der Name der Person, die das Angebot abgibt, wird lesbar in das Unterschriftenfeld eingetragen.             

• Der Submissionstermin bzw. Eröffnungstermin (Tag und Uhrzeit) ist unbedingt einzuhalten! Verspätet eingegangene Angebote können nicht gewertet werden.

Noch ein paar Hinweise in Kürze:

Alle Vergabeverfahren sind formal festgeschrieben. Schon bei der Angebotsbearbeitung und vor Abgabe des Angebots sollte folgendes beachtet werden:

• Angebotsvordrucke verwenden!
• Die Angebotsfrist unbedingt einhalten!
• Ist eine Ortsbesichtigung erforderlich?
• Das Angebot muss alle geforderten Angaben und Preise enthalten!
• Einträge auf den einzusendenden Vordrucken müssen eindeutig sein.
• Auf keinen Fall die Vergabeunterlagen verändern oder ergänzen!
• Die Angebote müssen handschriftlich unterschrieben bzw. digital signiert (je nach Vergabeverfahren) sein!
• Alle Angebotsunterlagen im Original abgeben!
• Nebenangebote müssen gesondert als Anlage zu den Vergabeunterlagen gemacht werden und sind gesondert zu unterschreiben!
• Die geforderten Nachweise sind mit dem Angebot abzugeben.
• Das Angebot muss in einem verschlossenen und gesondert gekennzeichneten (Angebot für...; nicht öffnen vor dem...) Umschlag eingereicht werden.
• Auf keinen Fall das Angebot per Telefax oder per Mail übersenden.

Bitte beachten Sie: Schwere Formfehler können nachträglich nicht geheilt werden, weil transparente Vergabeverfahren und Korruptionsprävention zu nachträglichen Korrekturen im Widerspruch stehen.